Вопрос касался конкретной ситуации: работник подписывает протокол проверки знаний по охране труда простой электронной подписью, сформированной в системе электронного документооборота учебного центра. Госуслуги в этой схеме не участвуют. Роструд ответил, что такая подпись допустима, если соответствующий порядок закреплён в локальном нормативном акте.
Условие о локальном порядке нельзя пропустить. Само наличие в системе кнопки подписания ещё не подтверждает, что компания оформила применяемый способ и может идентифицировать подписавшего работника. До использования такой схемы сопоставьте порядок электронного подписания в системе с локальными документами работодателя.
Ответ относится к подписи работника в указанном протоколе. Протокол подписывают председатель или заместитель председателя и члены комиссии; подпись работника не заменяет эти подписи. Не применяйте этот вывод по аналогии к документам о прохождении инструктажей по охране труда или к любым другим кадровым документам. Для них отдельно проверяются установленный порядок, подписанты и допустимый способ подписания.
Если процесс связан с 1С или другим кадровым сервисом, сначала проверьте фактическую схему обмена: какой документ подписывается, кем, каким способом и где сохраняется подтверждение подписания. Разъяснение не подтверждает наличие нужной функции в вашей конфигурации и не означает, что для неё обязательно требуется доработка.
Проверьте не только способ подписания, но и его оформление в локальных правилах. Разъяснение дано для конкретного протокола и не заменяет проверку остальных требований к документам по охране труда.
Читайте также
Нужна помощь с настройкой или обновлением 1С?
Оставьте контакты — перезвоним в течение 10 минут в рабочее время и подскажем, что сделать в вашей ситуации.